Compte rendu de la réunion du 27 décembre avec le conservateur et le secrétaire général de Port Royal des Champs

Compte rendu de la réunion du 27 décembre avec le conservateur et le secrétaire général de Port Royal des Champs


L'objectif de la réunion est de faire connaissance, de partager les besoins relatifs à l'organisation du Championnat de France 3D et d'identifier les options possibles pour utiliser au mieux le site de Port Royal des Champs.


Participants :
Philippe Luez : conservateur en chef, directeur du musée. @mail : Musee.port-royal@culture.gouv.fr
Dominique Langlois : Secrétaire Général

Eric Veith : Président du Club de Magny Le Hameau - Rôle de Conseiller. @mail : president.arc.magny@gmail.com
Jean Pierre Bokan : Ancien président du Club de Magny Le Hameau - Rôle de Conseiller

Violette Saubion : Club Antony - Vice présidente de l'organisation du CF 3D. @mail : violette.saubion@gmail.com
Dominique Saubion : Club Antony - Responsable du Parcours
Philippe Hubert : Club Antony - Groupe de Travail Sponsoring. @mail : famille.phubert@gmail.com



Nous souhaitons tout d'abord remercier chaleureusement :
- Philippe Luez, conservateur en chef et directeur du musée de Port Royal des Champs, Dominique Langlois, secrétaire général pour leur temps, leur accueil et leurs propositions très constructives pour organiser un championnat de France dans de très bonnes conditions
- Eric Veith, président du Club de Magny Le Hameau et Jean Paul, ancien président du Club de Magny Le Hameau, pour leur temps et expertise dans l'organisation d'un championnat 3D sur ce site


Six sujets sont abordés en séance :

1 - Qui sommes nous et que préparons nous?

Remise du dossier et présentation du Club d'Antony.



2 - Présentation du concours et de l'organisation :
- du Championnat de France 3D
- du comité d'Organisation
- du rôle des bénévoles


Remise du dossier et présentation du comité d'organisation et des rôles de chacun.
-


3 - Nos besoins logistiques :

Les besoins ci-dessous ont été abordés en séance :

Permanence,
• accueil, buvette, terrain d'entrainement, intendance du midi, greffe informatique résultat 
• salle en dur pour le contrôle anti dopage
• Parking : environ 100 places, éventuellement un espace camping-car
• Grande salle ou possibilités de poser une Grand Barnum en cas de pluie pour accueillir les 280 archers
• Salle ou Barnum pour faire déjeuner les archers, cuisines
• Toilettes au moins deux, plus si possible
• Tables, chaises pour déjeuner, salle médicale
• Électricité, Eau


Samedi matin
• accueil, greffe, buvette, terrain d'entrainement, réunion des arbitre, réunion des capitaines, cérémonie d'ouverture, 
• intendance du midi

Samedi après-midi
• un parcours 24 cibles pour les équipes hommes, un parcours 24 cibles pour les équipes femmes, 
• greffe informatique résultat

Dimanche matin
• un parcours de 24 cibles pour le classement des équipes hommes de la 17ème places à la dernière place (possibilité de les mettre sur le parcours de la veille des équipes femmes)
• en simultané, 2 parcours de 8 cibles (hommes et femmes) pour les 8ème de finale, à la suite 2 parcours de 4 cibles (hommes et femmes) pour les quarts de finale
• greffe informatique résultat
• intendance du midi

Dimanche après-midi
• un parcours de 4 cibles (ensemble hommes et femmes) pour la demi-finale, visible du public
• parcours de 4 cibles (ensemble hommes et femmes) pour la finale, visible du public
• podiums, vin d'honneur et clôture

 
Les décisions ci-dessous ont été prises en séance :

Le point d'attention suivant doit être pris en compte :
Il y aura le même week end, la Ryder Cup 2018 sur le Golf National à Saint Quentin en Yvelines à moins de 7 Km. Cet événement va regrouper environ 50 000 personnes.
Deux actions sont importantes à réaliser :
- Informer les participants assez tôt pour réserver un logement rapidement car les logements de toute la région vont être très réservés
- Prévenir la préfecture de la tenue du Championnat de France pour préserver les accès, qui pourraient être limités en cas d'augmentation du niveau de sécurité VigiPirate.

Nombre de participants :
Le nombre de personnes en lien direct avec l'événement est estimé à environ 500, soit environ 350 participants, 50 organisateurs et une centaine de personnes (Arbitres, FFTA, …)

Positionnement des Parcours pour le samedi et le dimanche :
Décision :
- Le parcours 1 de 24 cibles peut être positionné sur la partie haute du Site
- Le parcours 2 de 24 cibles peut être positionné sur la partie basse du Site
- Le parcours de la phase Finale peut être positionné dans la plaine, derrière l'Oratoire, sur la partie basse du Site. Il y a une bonne visibilité pour les spectateurs
- La zone d'échauffement peut être positionnée près du plan d'eau du bas (Le Vivier)


Gestion des animaux avant la compétition :
Décision :
- Le Musée met à disposition la Grange à Avoine, d'environ 200 m2, fermée avec un cadenas, pour stocker les animaux au fur et à mesure de leur approvisionnement.
- Les parcours pourront être installés au moins une semaine à l'avance par rapport à la compétition


Gestion du Parking :
Décision :
- Le parking des voitures individuelles sera positionné sur la Friche, en face de l'entrée : la capacité est de largement plus de 100 véhicules
- Besoin de place pour quelques Camping Car (entre 5 et 10) : plusieurs options possibles, à confirmer


Gestion des accès :
Décision :
- Un accès sera réservé à la visite du Musée
- Depuis l'espace réservé au Musée, un point d'entrée du public sera positionné et géré au niveau des 100 marches.
- Un des accès au site, proche du Parking, sera ouvert pour les participants du championnat et pour le public.
- Un accès complémentaire pourra être ouvert, si besoin, pour faciliter l'accès du public pour les phases finales.

Logistique :
Décisions:
- Un "village", ainsi que les espaces clés (Greffe, Repas, …) seront regroupés proche du Pigeonnier et du Moulin, sur la partie basse du Site.
Remarque : la couverture du site en 3G/4G est extrêmement faible, voire inexistante.

- Greffe : Positionnement du Greffe dans la Salle proche du Moulin :
- Électricité disponible ainsi qu'un accès internet par WIFI

- Antenne de contrôle anti dopage :
- Un petit barnum peut être mise à disposition à côté du greffe

- Antenne médicale :
- Un petit Barnum peut également être installé à côté du Greffe

- Repas : En cas de mauvais temps, la Salle Augustin Gazier peut être utilisée pour abriter les archers. La salle permet 100 places assises autour de tables. La disposition peut être ajustée en mode buffet. Il y a déjà 200 chaises sur place et environ 10 tables.

- Chaine du Froid :
- Il n'y a pas de Salle Froide, ni de frigidaires. Il y a par contre du courant près du Pigeonnier. Il faudrait louer un camion réfrigéré, que l'on pourra brancher sur le courant du Pigeonnier. L'accès est possible pour un camion.

- Toilettes :
- Les deux toilettes en bas sont insuffisants et seront probablement condamnés
- Il est nécessaire de se faire prêter 4 toilettes mobiles

Options de Mécénats :
- Source Société Ogeu : Mécène naturel pour l'eau. Source "Chevreuse" dans la Vallée de Chevreuse
- La Ligue permet d'avoir environ 10 barnums

Analyser l'option de faire venir "l'Arc en mouvement" qui vient avec une camionnette pour vendre ses produits et aider les archers. Ce serait un acte bénévole pour l'aider.


4 - Analyse de l'espace nécessaire/possible en terme de terrain
Visite du terrain et prise de photos. Le terrain est parfaitement adapté.
Photos du terrain : https://drive.google.com/open?id=1JcBOrQYNijwTdWnafAh1EMCvo57wfF4_







5 - Autorisations nécessaires


Préfecture : Il est important de faire une demande auprès de la Préfecture pour les accès (cf point ci-dessus)

Mairie de Magny le Hameau : La Mairie de Magny a déjà été prévenue par Eric, président du Club de Magny Le Hameau.

La FFTA prend en charge l'assurance

Convention avec Port Royal des Champs : Une convention est à réaliser avec Port Royal des Champs. Il existe une convention avec le Club de Magny le Hameau, qui peut servir de base.





6 - Conditions financières

Le musée de Port Royal des Champs met à disposition les installations du site à titre gracieux.